退職面談では、条件交渉の前に徹底的に話を聞き、本当の理由をつかみましょう。次の離職を防ぐ手がかりは、そこにあります。

社員から退職の申し出を受けると、「給与を上げれば残ってもらえるだろうか」「担当する仕事を変えたほうがよいだろうか」と考えるかもしれません。社員100名未満の中小企業では、一人の退職による仕事の分担への影響も気になり、早く結論を出したくなることがあります。

しかし、会社が考える退職理由と、本人が感じてきたことが同じとは限りません。まずは、辞めようと考えるまでの経緯や、仕事を通じて実現したかったことを聞く必要があります。退職面談は、残ってもらうための条件を探すだけでなく、会社の関わり方を振り返る機会でもあります。

退職の申し出に、条件交渉から入らない

退職の話が出たときに、理由を十分に聞かないまま条件交渉で引き留めようとすることは、中小企業が陥りやすい失敗です。「何を変えれば残るのか」だけを聞いても、本人がなぜ今の職場で働き続ける姿を描けなくなったのかまでは分かりません。

給与や待遇の話が本人から出た場合も、その話を避ける必要はありません。ただし、会社から先に条件を提示して話をまとめず、そう感じるようになった背景まで聞くことが大切です。

条件で引き留めると、何が起きるか

話を聞く前に待遇の変更を持ち出すと、「辞めると言えば条件が通る」という前例につながるおそれがあります。日頃の対話で希望や困りごとを伝えるよりも、退職を申し出ることが条件を変えるきっかけになってしまうためです。

また、条件を変えて本人が残ったとしても、仕事の任され方や将来への不安が解消されたとは限りません。表面上は話が収まっても、辞めようと思った背景が残っていれば、会社として見直すべき点もそのままになります。

条件の検討そのものを否定するのではなく、順番を意識しましょう。まず本人の話を聞き、会社側の受け止め方とずれがないかを確認します。そのうえで、本人の希望と会社が対応できることを整理する必要があります。

残ってほしい人材なら、まず慰留して話を聞く

退職してほしくない人材であれば、まずは「これからも一緒に働いてほしいと考えています」と伝え、慰留、つまり職場に残ってほしいという意思を示します。その際は、本人の意思を尊重する姿勢も併せて伝えることが大切です。

例えば、「差し支えない範囲で、辞めようと考えた経緯を聞かせてもらえますか」と切り出します。話を聞く途中で会社の事情を説明し続けたり、本人の感じ方を否定したりすると、理由を話しにくくなります。まずは最後まで聞き、分からない部分を確かめましょう。

徹底的に聞くことは、答えるまで問い詰めることではありません。話したくない内容を無理に求めず、慰留が強要にならないようにします。慰留や退職に関する対応で判断に迷う場合は、専門家にご相談ください。

社長が退職面談で聞く3つのこと

退職面談で聞くことは、目の前の不満だけに絞らず、きっかけ、仕事への受け止め方、これからの希望へと広げていきます。社長として改善案を思いついても、すぐに条件の話に移らず、本人の言葉を確認する時間を取りましょう。

質問を順番に読み上げるだけでは、本人が大切にしていることを聞き逃す場合があります。答えの中で気になる言葉が出たら、「そのように感じた場面を教えてもらえますか」と具体的に聞くと、会社側の思い込みを見直しやすくなります。

辞めようと考えたきっかけ

最初に聞きたいのは、「辞めようと考え始めたきっかけは何ですか」という質問です。「成長できない」「自分には合わない」といった答えだけで終わらせず、いつ、どのような仕事や関わりの中でそう感じたのかを確認します。

例えば、「どのような場面で、今の仕事を続けることに迷いを感じましたか」「その前から気になっていたことはありましたか」と聞きます。一つの出来事がきっかけだったのか、日々の小さな違和感が重なっていたのかによって、見直すべき関わり方も変わります。

ここで大切なのは、本人の説明に対して正誤を判定しようとしないことです。会社側に別の意図があったとしても、まずは本人がどう受け止めていたのかを理解します。その理解がないまま説明を返すと、表向きの理由だけで面談が終わりかねません。

仕事の任され方と、周りの働き方をどう見ていたか

次に、「任されていた仕事について、どのように感じていましたか」と聞きます。会社が負担を減らしていたつもりでも、本人は「任せてもらえない」「挑戦する機会がない」と感じていた可能性があります。配慮が本人の希望に合っていたかを確かめましょう。

「もっと経験したかった仕事はありますか」「今の仕事の量や難しさをどう感じていましたか」と尋ねると、仕事が多かったか少なかったかだけでなく、成長につながる経験があったかも確認できます。負担の軽さと、本人の納得感を同じものとして扱わないことが大切です。

併せて、「上司や中堅社員の働き方を見て、どのように感じていましたか」と聞きます。本人に任されていた仕事だけでなく、周囲に負担が偏っているように見えていなかったかを確認します。将来、自分がその立場になったときの働き方をどう捉えていたのかも、聞いておきたい点です。

これから、どう成長したいか

さらに、「これから、どのような仕事ができるようになりたいですか」と聞きます。本人のビジョン、つまり将来どのように働きたいかという希望と、現在の仕事がつながっていたかを確かめるためです。

「挑戦したかったことは何ですか」「その希望を会社に伝える機会はありましたか」と聞くと、仕事の内容だけでなく、希望を共有する機会についても振り返れます。会社は希望を聞いたつもりでも、本人が伝えたいことを話せていなかった可能性があります。

面談で希望を聞いたからといって、その場ですべての実現を約束する必要はありません。まず「その経験を積みたかったのですね」と理解を確かめ、会社が用意してきた仕事とのずれを整理します。本人の意思と会社の改善課題を、それぞれ丁寧に受け止めましょう。

話を聞くと見えてくる、若手が辞める理由

本人の話を聞くと、離職を防ぐために続けてきた配慮が、かえって成長の機会を狭めていたと気づく場合があります。これは若手の考え方を一括りにして評価する話ではありません。会社が一人ひとりの希望を確かめず、同じような扱いをしていなかったかという問題です。

配慮のつもりが、成長の機会を奪っていることがある

若手新卒の離職を恐れるあまり、次のようなことが起きる場合があります。会社が若手への仕事の割り振りを控え、上司や中堅ばかりが苦労するようになります。その姿を見て、優秀だと評価されていた若手から辞めていくことがあります。

会社としては大切にしているつもりでも、成長したい若手にとっては、力を伸ばす機会が足りなかったのかもしれません。同時に、上司や中堅の働き方を見て、将来の自分の姿に不安を感じていた可能性もあります。どちらも決めつけず、本人の言葉で確認する必要があります。

離職を恐れて若手に仕事を任せない関わり方を「甘やかし」と呼びますが、これは若手自身を責める言葉ではなく、会社側の関わり方の問題です。本人の意欲や準備の状況を聞かずに仕事を任せない一方で、経験のある社員には仕事を引き受けてもらい続ける。その偏りを振り返ることが重要です。

結果として、責任感や仕事への意欲がある人に負担が集まり、「やりがい搾取」、つまりやりがいを理由に負担を偏らせる状態になっていなかったかを考えます。退職面談では、辞める本人だけでなく、仕事の分担全体を見直す手がかりも得られます。

聞いた内容を、次の離職防止につなげる

退職面談で理由を聞いても、「本人とは考えが合わなかった」で終えてしまうと、在籍している社員への関わり方は変わりません。面談で分かったことをもとに、仕事を任せる基準や、希望を聞く機会を見直しましょう。

ただし、一人の希望を、そのまま若手全員の希望と捉えないことも大切です。より多くの仕事に挑戦したい人もいれば、今の仕事を着実に身につけたい人もいます。それぞれの意向を確認しながら、会社が変えられることを考えます。

主体的に成長したい若手に、仕事を任せる

自分から成長したいと考えている若手には、その希望に合う仕事を割り振ります。「若手だからまだ任せない」と決めるのではなく、何を経験したいのか、今どこまでできるのかを話し合い、任せる内容を具体的にします。

本人が希望する場合には、業務量を増やすことも選択肢になります。ただし、量を増やすこと自体を目的にせず、その仕事でどのような経験を積めるのかを共有しましょう。困ったときに誰に相談するか、任せた後に何を確かめるかも併せて考えます。

成長意欲があるからといって、際限なく仕事を引き受けてもらうことは避けます。上司や中堅への負担の偏りも含め、分担全体を見直す必要があります。労働時間は法令と社内ルールの範囲で管理し、業務量や労働時間の扱いについて判断に迷う場合は、専門家にご相談ください。

普段から、若手のビジョンを聞く

退職の申し出を受けて初めて将来の希望を聞くのではなく、普段のコミュニケーションの中で確かめましょう。「これから経験したい仕事はありますか」「今の仕事は、その希望につながっていますか」と聞き、任せる仕事を考える材料にします。

任意で集まる場も、気軽に話すきっかけの一つになります。ただし、その場への参加の有無で、仕事や評価に差をつけることがあってはいけません。参加しない社員にも、日頃の会話や面談で希望を聞く機会を設けます。

聞いた希望は、そのままにせず、実際の仕事の割り振りにつなげます。希望に合う仕事をすぐに用意できない場合も、何ができるかを一緒に考え、任せた後の受け止め方を確認しましょう。本人の希望を聞き、仕事を任せ、振り返る対話を続けることが大切です。

神戸・兵庫の中小企業で、社員の定着にお悩みの方へ

退職面談で聞くことを整理するには、質問だけでなく、普段の仕事の任せ方や、社員の希望を聞く機会にも目を向ける必要があります。条件の見直しを急ぐ前に、本人の話から自社の定着の課題を考えてみませんか。

兵庫県神戸市の株式会社HRキャリアパートナーは、社員100名未満の中小企業を対象に、採用・定着・組織づくりを支援しています。代表取締役の田中義人が、採用と定着を支援する採用定着士®として伴走します。

神戸・兵庫をはじめ、関西で社員の定着にお悩みの経営者・人事担当者の方は、お問い合わせページからご相談ください。退職の申し出をきっかけに、自社の関わり方を見直したいというご相談もお寄せください。

よくある質問

Q. 退職面談で最初に聞くことは何ですか？
A. 辞めようと考えたきっかけと、そう感じた具体的な場面を聞きます。表向きの理由だけで終えず、仕事の任され方や将来の希望も確かめましょう。会社から先に条件を提示せず、まずは本人の言葉を受け止めることが大切です。

Q. 残ってほしい社員には、給与を上げて慰留すべきですか？
A. まず残ってほしいという思いを伝え、退職を考えた背景を聞きましょう。条件だけを変えても、本人の不安が残る場合があります。意思を尊重し、慰留を強要しないことが大切です。対応に迷う場合は、専門家にご相談ください。

Q. 退職面談で聞いた内容を、若手の定着にどう生かせますか？
A. 在籍する若手にも成長の希望を聞き、それに合う仕事を任せるために生かします。一人の希望を全員に当てはめず、本人の意向や負担を確かめましょう。任意で集まる場への参加に関係なく、希望を話せる機会を設けることも大切です。